SEPA kommt! Die unterschätzte Umstellung des Lastschriftverfahrens

Autor: Alexander Kaczmarek

Der Zeitpunkt steht fest: Ab dem 01.02.2014 können die bisherigen nationalen Lastschriftverfahren nicht mehr eingesetzt werden, der dann einzig zu verwendende Nachfolger heißt SEPA . Wer sich nicht schon jetzt mit SEPA und allen damit einhergehenden Änderungen beschäftigt, ist bereits spät dran.

Unter dem Titel SEPA verbirgt sich nicht einfach ein neues und modernes XML-Datenformat für Lastschriftaufträge, sondern eine Vielzahl kleiner und großer Änderungen des gesamten Verfahrens. Diese haben weitreichende Auswirkungen für bestehende IT- und Prozesslandschaften. Betroffene Unternehmen sollten sich schon jetzt mit den gravierenden Neuerungen auseinander setzen, um auf die Abschaltung der nationalen Lastschrift vorbereitet zu sein.

Eine Vielzahl an Reformen

Änderungen im Überblick:

• Einführung einer Gläubiger-Identifikationsnummer

• BIC & IBAN

• Abbuchungsaufträge für Verbraucher entfallen

• Neues XML-Datenformat und neuer Übertragungsweg

• Einführung von Mandaten statt Einzugsermächtigungen

• Geänderte Formate für Kontoinformationen (MT940, DTI)

• Explizite Prenotification für abweichende Kontoinhaber

Jeder Teilnehmer am SEPA-Lastschriftverfahren benötigt eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese können deutsche Unternehmen direkt bei der Deutschen Bundesbank beantragen.

Mit SEPA werden künftig zwei Formen der Lastschrift angeboten: SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift. Während die Basislastschrift in Deutschland das bisherige DTAUS-Verfahren ablöst, ist die Firmenlastschrift die neue Umsetzung des Abbuchungsauftrags. Im Unterschied zu heute können Firmenlastschriften nicht länger mit Verbrauchern vereinbart werden. Somit ist eine Umstellung auf die Basislastschrift erforderlich.

Die einschneidenste Änderung betrifft das reine Datenformat für Lastschriften, sowie deren Übertragung an die ausführende Bank. Das neue SEPA-Format ist XML-basiert und damit deutlich komplexer als der bisherige DTAUS-Aufbau. Die bisherigen Bankleitzahlen und Kontonummern entfallen und werden durch BIC bzw. IBAN ersetzt.

Die Vereinheitlichung des Formats für den europäischen Raum und der damit einhergehende einheitliche Rechtsrahmen haben zur Folge, dass auch die Einzugsermächtigungen für das Lastschriftverfahren umgestellt werden müssen. Diese heißen zukünftig „Mandat“. Für die Einholung eines SEPA-Mandats gelten strikte Vorgaben. Zusätzlich sind diese zwar generell ohne zeitliche Beschränkung gültig, allerdings nur bei regelmäßiger Verwendung. Nach 36 Monaten ohne Nutzung erlischt es automatisch.

Einzugsermächtigung müssen migriert werden

Jedes Mandat erhält eine Mandatsreferenz, die im gesamten Verfahren verwendet wird. Damit lässt sich jederzeit und für jeden Beteiligten ermitteln, welches erteilte Mandat für Kontobewegungen genutzt worden ist.

Für bestehende Einzugsermächtigungen ist keine erneute Einholung notwendig, eine Migration in ein SEPA-Mandat ist möglich. Allerdings müssen die betroffenen Kontoinhaber über diese Umstellung explizit und mit zeitlichem Vorlauf informiert werden.

Neben den Formaten für Lastschriften werden auch neue für Konto- und Umsatzinformationen eingeführt. Alternativ können die heute im Einsatz befindlichen Formate MT940 und DTI weiterhin eingesetzt werden, allerdings nur in angepasster Form.

Ein weiterer Unterschied zum bisherigen Lastschrifteinzug sind die Vorgaben bezüglich der Vorabinformation. Vor jedem Einzug muss eine sogenannte „Prenotification“ erfolgen, d. h. eine Information des Zahlungspflichtigen über die bevorstehende Lastschrift. Wenn nicht abweichend vereinbart, muss diese mindestens 14 Tage vorher erfolgen.

Prenotification für den Zahlungspflichtigen

Wie bisher kann die Vorankündigung z. B. über die Rechnung erfolgen. Ist aber der Zahlungspflichtige nicht der Rechnungsempfänger, so benötigt dieser eine gesonderte Benachrichtigung. Daher müssen bei Erfassung des Mandats auch Kontaktinformationen des Zahlungspflichtigen erfasst werden.

Je nach Ausprägung der Systemlandschaft ist von SEPA somit eine Vielzahl an Komponenten betroffen:

• Kundenverwaltung: Mandante, BIC, IBAN

• Billing: Prenotification für den Zahlungspflichtigen

• Payment: SEPA-XML-Format, EBICS, MT940, DTI

• FiBu: Erweiterte Datenübergabe mit SEPA-Informationen

Neben dieser Vielzahl an Anpassungen der eingesetzten Softwaresysteme müssen gleichzeitig weitere organisatorische Änderungen in jedem betroffenen Unternehmen identifiziert und umgesetzt werden. Es empfiehlt sich daher ein strukturiertes Vorgehen. Hierfür kann folgende Auflistung als Grundlage dienen:

1. SEPA-Verantwortlichen benennen

2. Projekt aufsetzen, eigene Situation analysieren

3. Gläubiger-ID beantragen, SEPA-Inkassovereinbarung mit Hausbank abschließen

4. Formulare, Verträge und Geschäftspapier anpassen

5. IT-Anpassungen identifizieren und umsetzen

6. Mandat-Migration planen und durchführen

SEPA Beispiel Checkliste der Sparkasse Koblenz

Die Einbeziehung der betroffenen Softwarelieferanten oder Systemhäuser ist dabei zu empfehlen.

Fazit: Auch wenn der 01.02.2014 noch in weiter Ferne liegt, sollten die notwendigen Schritte zur SEPA-Umstellung jetzt geplant und umgesetzt werden.

Weitere Links zu diesem Beitrag:

SEPA Leitfaden BITKOM

Commerzbank-Kundenumfrage: Drei Viertel des Mittelstands noch nicht auf SEPA vorbereitet